Collaborer à distance et animer le travail d’équipe : quelques clés pour traverser le confinement

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Collaborer à distance et animer le travail d’équipe : quelques clés pour traverser le confinement



Collaborer à distance : comment bien coordonner vos équipes, communiquer et ainsi réussir votre management à distance ? Confinement oblige, comme fin 2019 dans un contexte moins terrible lors des grèves des transports, le télétravail, vit aujourd’hui sa plus grande expérience. Eclairage d’Abigail Heathcote, Directeur Conseil Coach chez BIRDS Conseil.

Quels sont les plus grands défis qu’ont à relever les managers dans un contexte de management à distance ?

Collaborer à distance est l’un des plus grands challenges du manager. Il faut créer et faire perdurer le sentiment de cohésion et la communication entre chaque membre de l’équipe. Il s’agit de cultiver l’esprit d’équipe, d’adopter des pratiques managériales misant sur la confiance et la responsabilisation, en s’appuyant sur des modes de communication et des outils adaptés.

Les problèmes que rencontrent les équipes en présentiel risquent d’être décuplés à distance. Difficultés à collaborer et communiquer, à bien comprendre ce que dit l’autre, gérer les conflits, à motiver les équipes, à réaliser des feedbacks, à prendre des décisions collectivement : tout ceci constitue finalement une réalité augmentée de ce qui existe en présentiel.

Avec Judy Rees, spécialiste britannique des problématiques des réunions et collaborations à distance et fondatrice de « Collaboration Dynamics », nous voulons développer les bonnes pratiques en France. Notre fil directeur est le suivant : il est impératif que les individus se connaissent mieux et que tout le monde puisse s’exprimer. Nous cherchons en permanence l’alignement, tant au niveau individuel que collectif.

Cela nécessite de générer au préalable de la confiance. Cela signifie également que les individus réussissent à mieux se comprendre. Nous disposons pour cela d’un outil de choix : le Clean Language. Cette technique consiste à poser des questions précises et limitées afin de générer une réelle curiosité et écoute.

Réussir à collaborer à distance, c’est donc un savant mixte entre écoute et libération de la parole ?

Oui mais cela n’est pas suffisant. Plusieurs processus doivent être à l’œuvre :

  1. Générer de la sécurité psychologique. Les individus dans l’équipe doivent avoir le sentiment qu’ils peuvent prendre des risques interpersonnels et poser des questions.
  2. Prendre l’habitude de poser des questions pour aller plus loin afin d’explorer davantage ce que dit l’autre.. Il s’agit par exemple de rebondir par une question sur les propos de l’autre plutôt que de vouloir donner immédiatement son avis. C’est une attitude de curiosité et d’écoute.
  3. Inviter la différence et contrer la pensée du groupe. Nous élaborons des stratégies visant à contrer le consensus du groupe, par exemple en invitant la différence, la divergence et en faisant en sorte que le leader parle en dernier.
  4. Encourager l’attention que chacun porte à l’autre et guider la personne vers une pensée orientée solution.

Concrètement, comment oeuvrez-vous à une meilleure collaboration dans les équipes ?

Nous proposons un programme de 6 modules, de 90 minutes chacun, à distance, via l’outil Zoom. Les entreprises ont RV une fois par semaine pour expérimenter et mettre en œuvre les best practices à distance. Elles bénéficient de temps forts permettant, en 6 modules, de :

  • travailler les intentions
  • travailler à son top niveau
  • faire un feedback clean efficace
  • gérer les divergences dans les conversations
  • motiver en 1 minute
  • arriver à des décisions qui durent.

Quelles sont les difficultés principales que rencontrent les entreprises lorsqu’elles veulent collaborer à distance ? Quels sont vos conseils pour des réunions et formations à distance ?

Je constate que les individus ont des attentes assez basses ou des idées reçues par rapport à ce qui est online. Ils pensent que cela peut être ennuyeux ou qu’il est possible de réaliser une autre tâche en même temps. Résultat : ils s’investissent moins et la réunion devient alors ennuyeuse.

Pour y remédier, il faut faire en sorte qu’ils soient le plus engagés possible. Par exemple en veillant à ce qu’ils mettent tous leur caméra, qu’ils pensent constamment à leur présence et qu’ils utilisent les Break Out Rooms afin de générer des idées, échanger et demander du feedback. Pensez également à bien déterminer les objectifs, le timing et les personnes réellement nécessaires à la réunion. Le travers de la réunionnite aiguë existe aussi dans les réunions à distance.

Ce sont bien sûr nos entreprises clientes qui en parlent le mieux. Je vous invite à découvrir le témoignage de Stéphane Crampel de Camfil pour qui une bonne collaboration à distance constitue un axe de team building important.

Quelles sont les 3 façons spécifiques de renforcer la confiance à distance ? Comment développer une façon de travailler plus riche et collaborative, pour vous et vos équipes ?

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